転職エージェントにメールは原則として返信すべき
結論から言うと、転職エージェントから送られてくるメールには、全て返信する必要がありません。
しかし、返信の必要性や重要性を見極めることが大切です。
返信が必要なメールが、見落とされたり返信が遅れたりすると、転職エージェントからマナーの悪い求職者として評価されてしまうことがあります。
そのため、どのようなメールが返信が必要であるか、適切に対処することが求められます。
以下では、転職エージェントから送られてくるメールの種類や、返信の必要性や重要性について解説します。
メールの返信はできるだけ早めに
メールの返信は可能な限り早めに行いましょう。
在職中の場合は、業務上の都合で返信が遅れることもあるかもしれませんが、できるだけ24時間以内に返信するようにしましょう。
なぜなら、24時間以内に返信することはビジネスマナーの一つであり、信頼性を高めることができ、また、転職エージェントに対する印象も良くなるからです。
もし急ぎの返信が難しい場合は、「改めて●日にご連絡いたします」という旨を返信しましょう。
何もしないまま放置すると無視したように見えてしまうため、できるだけ早めに返信するようにしましょう。
転職エージェントから送られてくるメールとは
エージェントからくるメールには以下のようなものがあります。
- 仮登録・面談日調整のメール
- 求人紹介
- 自動で送られてくる求人紹介
- 選考結果についてのメール
- 入社日や条件についてのメール
じゃあ、この中で返信すべきメールはどれ？
転職エージェントへのメール返信をするべきメールは、上記で紹介した中では以下のメールが当てはまります。
- 仮登録・面接日調整のメール
- 求人紹介
- 選考結果についてのメール
- 入社日や条件についてのメール
転職エージェントから希望日の調整や求人の応募に関する確認メールが送られてきた場合は、必ず返信が必要です。
また、転職エージェントから自動的に送られてくる求人紹介メールについては、返信をしなくても問題ありません。
ただし、興味のある求人があった場合は、その求人に関して返信を行えば、求人を改めて紹介してもらうことも可能です。
転職エージェントからのメールを無視したい人は多い
転職エージェントから送られてくるメールには、どのメールに返信するべきか見極めることが大切です。
転職エージェントからのメールも最初は1通1通読んでいても、そのうち面倒になって無視されることがあります。
無視する理由としては、次の二つが多いようです。
毎日求人紹介メールが届く
転職エージェントから送られるメールには、コンサルタントからの直接的なメールと、登録した条件に合致すると自動送信される求人紹介メールの2種類があります。
自動送信の求人紹介メールには、自分の興味がない求人も含まれることがあります。
最初は自動送信のものだけ無視していたのに、徐々にコンサルタントからのメールも無視するようになってしまう人が多いようです。
担当者との進捗状況確認メール
転職活動中には、書類選考の結果や面接の日程調整などのやりとりが頻繁に行われることがあります。また転職活動が長期化した場合には、担当者から進捗の確認が入り、近況をメールで知らせる必要があります。
すでに他社の転職エージェントと話が進んでいる場合は、返信が面倒になってしまうかもしれません。しかし、その時の転職が上手くいくとも限りませんし、転職が成功しても定年まで働き続けることができるかも分かりません。
もし内定をもらって転職先が決まったのであれば、その旨をきちんと伝えることが大切です。
いずれにせよ、担当者は何十人もの求職者を抱えており、忙しい時間を割いて連絡をしていることを忘れずに、メールの返信には丁寧に対応しましょう。
転職エージェントとのメールを重要視するわけ
転職エージェントへの登録は無料でできますが、やり取りを軽んじるのはNGです。
エージェントは、求職者の常識や誠実さをメールのやり取りから判断し、どのような企業に紹介できるかを決めています。
信頼関係を築けないと効率的な転職ができないこともありますので、常識的なやり取りを心がけましょう。
転職エージェントを取り巻く環境
転職エージェントとのやり取りは、1年のうち、新年度4月入社に向けた2〜3月頃と、下半期スタートの10月入社に向けた8〜9月が忙しい時期です。
そのため、エージェントの行動は、担当している人ごとにあまり時間を使う余裕がない、返信が遅い、不誠実な人は無視することもある、短時間で採用されそうな人に注力するという傾向があります。
転職エージェントとのやり取りは、これらのことを念頭に置いて、ビジネスマナーを守り、丁寧に対応するようにしましょう。
意欲と社会常識があることをアピールできる
転職エージェントとのやり取りは、面談以外で人となりを知ってもらう手段としてメールが主なツールです。
レスポンス（返信）が早い人と遅い人がいる中で、エージェントも人です。
レスポンスの速さで「本気でいい企業に転職したい・その努力をする準備がある」という意欲も伝えられますし、やりとりが早い分、紹介する案件数にも差が出てきます。
また、メールマナー（文章構成やメールの作成方法、送信タイミングなど）を見て、優良企業に紹介しても安心だと思える人とそうでない人との判断もされます。
転職エージェントからのメールを無視した時のデメリット
転職エージェントからのメールを無視した場合、以下のようなデメリットがあります。
良い求人を見逃す
メールに書かれたメッセージを無視してしまうと、重要な求人案件を見逃す可能性があります。
そのため、転職エージェントを利用する意味が薄れてしまいます。メールには必ず返信しましょう。
連絡がしつこくなることも
いつまでもエージェントを無視していると担当によっては「メールに気付いていないのだろうか？もう1回送ってみよう」となり、何度も同じ内容のメールが来てしまうこともあります。
同じ内容のメールが2回来た場合は、届いている旨を返信することが大切です。
本当に転職したいときに見放されてしまう
転職エージェントからのメールをすべて無視してしまうと重要な求人案件を見逃す可能性があります。転職エージェントも「転職する気がない」とみなし、紹介をストップしてしまうことがあるため、メールには必ず返信しましょう。
転職サービスが利用できなくなることも
転職エージェントもボランティアではありませんので、転職する気が低い登録者は後回しになります。さらに、求人紹介メールを無視し続けると、サービス自体が利用できなくなるかもしれません。
在職中の方は、仕事が忙しくなったり気持ちが揺らいだりして、転職活動が思うように進まないことがあります。
しかし、無視するよりも、「転職をした方がいいのかもう一度考えたい」と言っておくだけでも印象が変わります。
転職エージェントからの返信が遅いときに考えられる理由
転職エージェントからの返信が遅い理由は、以下のようなものがあります。
キャリアアドバイザー側が原因の場合
求人紹介エージェントからのメール返信がこない場合、以下の3つの理由が考えられます。
- 求職者の条件や経歴に見合う求人がなく、そのまま放置されてしまうケース
- 担当キャリアアドバイザーが多くの求職者を抱えているため、メールの返信が単純に遅れているケース
- 担当者が異動もしくは退職。そのため、退職した際の引き継ぎがきちんとできておらず、結果的に放置されてしまうというケース(大手のエージェントに多い)
したがって、求職者側も転職エージェントを選ぶ際には慎重になり、信頼できるエージェントを選ぶようにする必要があります。
求職者側が原因の場合
一方、もし求職者側が原因である場合は、以下の3つが挙げられます。
- ドタキャンをしている
- 履歴書や自己PRシートの提出が遅い、または提出していない
- 返信や返電が遅すぎる
ドタキャンをしてしまうと、キャリアアドバイザーのスケジュールだけでなく、企業先にも迷惑がかかってしまいます。そのため、要注意人物とみなされてしまうこともあります。
また、履歴書や自己PRシートの提出が遅かったり、提出しなかったりすると、やる気が感じられないと捉えられてしまうこともあります。
さらに、返信や返電が遅すぎると、スピード感が失われ、後回しにされてしまう可能性が高まります。
したがって、転職エージェントのキャリアアドバイザーは多くの求職者を抱えているため、転職意欲をしっかり伝えるように心がけることが大切です。
【シーン別】転職エージェントへの返信メールの例文
転職エージェントへの返信メールの例文は以下の通りです。
募集案件への返信
以下は、転職エージェントへの返信メールの例文です。
担当者様
いつもお世話になっております。△△です。
先日ご紹介いただきました、本案件に応募させていただきたく、ご連絡いたしました。
先日ご紹介いただきました【企業名】に応募させていただきたく、ご連絡差し上げまし
た。
応募させていただく際にこちらで何か準備・対応が必要なことはございますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
上記のように、興味を伝える返信を行うことが一般的です。
面接日の確認メールへの返信
以下は、転職エージェントへの返信メールの例文です。
担当者様
お世話になっております。〇〇です。
（応募企業名）の面接ですが、下記の日程を確認いたしました。
〇月△日（□）00:00～
【担当者の名前】さまからいただいた面接時のアドバイスをしっかり理解して、臨みたい
と思います。
また何かございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。
上記のように、面接日程の確認や、受け入れ可能な日時の提案などを返信することが一般的です。
面接日程が合わない場合
以下は、転職エージェントへの返信メールの例文です。
担当者様
いつもお世話になっております。
【自分の名前】でございます。
この度は、面接日程の調整にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
誠に申し訳ありませんが、ご提案いただいた日程には都合が合わず、別の日程をご提案いただけないでしょうか。
お忙しい中、日程調整をしていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
私の都合で大変恐縮ではございますが、もし可能でしたら以下の日程で面接日を再調整していただけませんでしょうか。
・●月●日(●曜日) ●時〜●時
・●月●日(●曜日) 終日空いております
何卒よろしくお願いいたします。
上記のように、面接日程についての調整のご提案と、別の日程をご提案いただけるようお願いする返信を行うことが一例です。
採用辞退のメールを入れる場合
以下は、採用辞退のメールの例文です。
担当者様
いつもお世話になっております。
【自分の名前】でございます。
大変恐縮ではございますが、【企業名】の内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
面接をしていく過程で、□□が希望に添わないと判断し、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
今回のことで、より一層自分の求める会社像が分かりました。
この経験を生かして、今後の転職に活かしていこうと思います。
担当者様には大変お世話になり、本当にありがとうございました。
今後とも引き続き、よろしくお願いいたします。
転職エージェントの利用を断る場合
以下は、転職エージェントへの返信メールの例文です。
担当者様
いつもお世話になっております。
【自分の名前】でございます。
大変申し訳ございませんが、転職活動を休止させていただきたく退会のご連絡差し上げました。
【担当者の名前】さまには、たくさんの転職活動の支援をしていただき、大変感謝しております。
また、大変お世話になったにもかかわらず、転職活動を休止することを心苦しく感じております。
末筆ながら【担当者の名前】さまの今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
転職エージェントの利用を断る場合には、上記のように丁寧な言葉でお断りすることが望ましいです。
転職エージェントへのお礼メールはするべき？
転職エージェントへのお礼は基本的に必要ではありませんが、感謝の気持ちを伝えることは良いマナーです。
お礼をするタイミングとしては、面談後、面接後、内定後、入社後の4つが挙げられます。
お礼のメールを送る際には、正直な気持ちを簡潔にまとめるのがポイントです。
お礼のマナーを把握しておくことで、円滑に転職エージェントを利用することができます。
初回面談をした後
転職エージェントでは、初回に面談がありますが、その後にお礼を伝える方もいます。
できれば面談をしたその日にメールを送り、時間を割いてくれたことへの感謝や、気づきや学びを得られたことなどを添えると良いでしょう。
感謝の言葉は、キャリアアドバイザーの意欲の向上にもつながります。
キャリアアドバイザーが「この求職者のために、より意欲的な支援をしたい」と感じてもらえれば、優良求人を紹介してもらえるかもしれません。
企業での面接後
面接が終わった後、求人企業の採用担当者に感謝の言葉を伝えることがあります。転職エージェントを通じて面接を受けた場合は、エージェントを通じて感謝の言葉を伝えることができます。
面接当日に、求人企業に対して感謝の気持ちを伝えるメールを、転職エージェント宛に送ることができます。
メールには、面接に参加いただいたことへの感謝の気持ちや、面接で感じた印象などを簡潔にまとめた文章を記載することが望ましいです。
入社が決まったとき
内定の意思表示をした後も、転職活動を支援してくれたキャリアアドバイザーに感謝を伝えるのは良いマナーです。
メールでのお礼が一般的ですが、訪問することもできます。
その場合は事前にアポイントを取り、突然の訪問で迷惑をかけないように注意しましょう。
お礼のメールや訪問では、堅苦しい表現は必要ありません。
これまでのサポートに対する感謝の気持ちを伝え、最後に「今後もキャリアに関して相談することがあれば、よろしくお願いします」といった言葉で締めると良いでしょう。
転職エージェントへのメール返信で気を付けること
転職エージェントへのメール返信において気を付けることは以下の通りです。
敬語の表現や誤字脱字がないようにチェックし、メールマナーやビジネスマナーは必須
転職エージェントとの信頼関係を築くには、メールマナーやビジネスマナーが大切です。
敬語の表現や、誤字脱字がないようにチェックしましょう。
分からないことは調べたり人に聞いたりして、きちんとしたマナーに基づいて失礼のないようにしましょう。
マナーがなっていないと、担当者からの信用を失い、転職活動がスムーズに進まなくなってしまうことがあります。
送信前に、メールの内容をきちんと確認するようにしましょう。
メールの件名は変えずに返信と分かるようにする
担当者から送られたメールの件名はそのままに、返信内容を分かりやすくしましょう。
メールのやり取りで、以前のメールに確認したい内容が含まれていることがよくあります。
件名が毎回変わってしまうと、調べるのに手間がかかってしまいます。
そのため、件名は変えずにメールの流れが分かるように返信するようにしましょう。
要点を先に署名は最後に書く
メールでは、要点を先に伝えることが大切です。
文頭に署名を書くと「名前」「郵便番号」「住所」などが多くなり、読みづらくなってしまいます。
まずは伝えたい要件を先に書き、最後に署名を書くようにしましょう。
面接当日など、緊急時の連絡は電話で
面接当日に電車が遅延するなどしてどうしても遅刻してしまう場合など、緊急時や当日・前日の連絡は、メールではなく電話で行うのが望ましいです。
これにより、行き違いを防ぎ、迅速かつ確実に連絡をすることができます。
携帯のアドレスも伝えておく
PCのメールアドレスだけでなく、携帯電話のメールアドレスも登録しておくことで、返信が必要なメールに対応することができます。
携帯電話でメールを確認できるため、外出先でも返信が可能です。
転職エージェントからのメールの返信が面倒な時の対処法
転職エージェントからのメールの返信が面倒に感じた場合は、以下のような対処法があります。
連絡頻度を減らすように伝える
メールが多すぎて大切なメッセージを見逃してしまうかもと判断したら、担当者に相談してみるのがオススメです。
たとえばまとめて送ってもらう、件名に伝えたい内容を入れてもらう、1日にすべてのメールをチェックできない旨を伝えるなどの方法があります。
こうすることで、重要なメールを見逃すことなく、スムーズなやり取りができます。
希望している条件を再度詳細に伝える
求人の希望条件をゆるく設定すると、多くの求人がヒットしてしまい案内件数が増えます。
その結果、希望に合わない求人もチェックしなくてはならなくなります。
転職活動においては、量よりも「質」が重要です。
希望条件を多く入れて求人の幅を狭めることで、マッチングの精度を上げることができます。
その結果、自然と紹介メールも減り、面倒に感じることもありません。
運営側に担当者の変更を依頼する
「連絡の頻度を減らすよう伝えたのに改善されない」という場合は、本社に連絡をして担当者を変更してもらうようお願いすることができます。
例えば、以下のような理由で担当者を変更することは珍しくありません。
- メールが多すぎる
- 相性が合わない
- こちらの要望を聞いてくれない
人にはどうしても「合う・合わない」がありますし、要望を満たしてくれない担当者では転職も上手くいかないでしょう。
適切な担当者を見つけることで、円滑な転職活動ができるようになります。
転職する気がないなら退会する
転職活動をしているうちに、現職の環境が改善され、転職が必要なくなることもあります。
また、複数の転職エージェントを利用していた場合、他で転職先が決まることもあるでしょう。
その場合、「転職を辞める」「他社で採用が決まった」ということをきちんと伝え、お世話になったことを伝えることが重要です。
転職エージェントの担当者は、求職者が来たり去ったりするのが日常茶飯事ですが、丁寧に挨拶をすることで、今後も良好な関係を保つことができます。
連絡をせずにいると、メールが止まらなくなることもありますし、社会人としてのマナーにも反します。
ですので、転職エージェントへの感謝の気持ちを込めたメールを送り、丁寧にお別れをしましょう。今後、またお世話になる日が来るかもしれません。
他の転職エージェントを利用する
もしコンサルタントを変更しても効果がない場合は、他の転職エージェントを利用した方が転職はスムーズになるかもしれません。
コンサルタントとの相性やサービスの質を比較するためにも、3社以上の登録がおすすめです。
Q&A
転職エージェントからのメールの返信についてのよくある質問には以下があります。
電話が来た場合、折り返し連絡すべき？
転職エージェントから電話がかかってきた場合、まずは着信後にメールやSMSが届いていないか確認しましょう。
もし着信後にメールやSMSが届いていない場合、またはメールやSMSが来ていて折り返しの連絡が必要な場合は、できるだけ早く電話で折り返しの連絡をするようにしましょう。
メールやSMSが来ていて用件が記載されている場合は、用件に了解した旨を返信することでよいでしょう。
また、本文内に折り返しの要請がある場合は、折り返し可能な時間帯などを記載し、メールやSMSで返信するようにしましょう。
ただし、返信不要と記載されている場合は、電話やメールでの折り返しの連絡は必要ありません。
登録すると、企業から直接連絡が来ることもある？
転職エージェントに登録すると、内定後であれば企業から直接連絡が来ることがあります。
ただし、内定が出て登録者が承諾するまでは、求人企業と登録者が直接やりとりすることは禁止されています。
もし内定承諾前に企業から直接連絡が来た場合は注意が必要です。
例えば、転職エージェント経由で選考を受けたが結果がまだ出ていない、または不採用になった企業から「転職エージェントを通さず直接採用したい」などと言われる場合です。
企業側から直接交渉があった場合、転職エージェントに正直に申告することが大切です。
直接交渉をしてくる企業は、転職エージェントを通して採用することで発生する紹介手数料が払えないほど経営状況が悪かったり、法令違反をしたりする可能性が非常に高いです。
担当がエージェント側の都合で変更されることはある？
転職エージェントから担当者を変更されることがありますが、これは転職の成功率を高めるための狙いがあります。
求職者としては、担当変更されると見捨てられたような気持ちになるかもしれません。しかし、担当変更される理由は基本的にネガティブなものではありません。例えば、面接が苦手な求職者であれば、面接対策に特化した担当者にサポートしてもらうことでより効果的に転職活動を進めることができます。
また、担当者の経歴が求職者の希望する業界に無関係であれば、支援される側としては有益な情報を獲得しづらいでしょう。そのような場合には、求職者の希望する業界に特化した担当者に変更することがあります。
したがって、担当変更の理由に疑問を持った場合でも、転職を成功させるための裏事情だと割り切り、前向きにとらえるようにしましょう。
面談日程が決まり担当者からメールが来たら返信すべき？
面談の日程や詳細を知らせるメールには必ず返信しましょう。
返信がないと、担当者は当日来てくれるのか、日程や持ち物に関して認識してくれたのかと不安を感じてしまいます。
お互い気持ち良く面談を迎えるためにも、返信を忘れずに行いましょう。
返信は夜中や休日でも大丈夫？
転職エージェントから送られてくるメールには、夜間や休日に返信しても問題ありません。
担当者からの返信は翌営業日になるので、返信が遅くなっても担当者に迷惑をかけることはありません。
ただし、メールに返信期限が記載されている場合は、期限内に返信するようにしましょう。
返信期限が記載されていない場合でも、面接日程が決まったなど重要な内容には出来るだけ早めに返信するようにしましょう。
初回面談のあと一切連絡来ないときは？
初回面談後、転職エージェントから一切連絡が来ない場合、いくつか理由が考えられます。
まず、転職エージェントからのメールが迷惑メールのフォルダに振り分けられている場合があります。迷惑メールフォルダにもないか確認してください。
もし迷惑メールフォルダにもない場合、担当者が忘れているか、紹介できる求人がないから連絡しないことがあります。
後者の場合でも、担当者は正直に紹介できない理由を伝えるべきです。初回面談後に連絡がないのは非常に失礼です。
もし連絡がない場合は、まずは担当者に直接電話やメールで連絡してください。
もし翌営業日までに返事がない場合は、サポートセンターに電話するか、公式ウェブサイトのお問い合わせフォームから連絡しましょう。
まとめ
- 転職エージェントからのメールには返信の必要性や重要性を見極めることが大切
- 求人紹介メールについては返信をしなくても問題ない
- 返信期限が設定されている場合や面接日程が決まるなど重要な内容には期限内に返信するようにする
- 初回面談後、連絡がない場合は担当者に直接電話やメールで連絡する
- 急ぎの返信が難しい場合は改めて返信する旨を伝える
- 転職エージェントとのやり取りはメールが主なツールであり、レスポンスが早い人が優遇されることがある
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